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【九慧观察】基于业务矩阵模型,实现采购数字化快速成功落地的最佳实践
日期:2022-07-11|浏览量:1156|来源:微信公众号

导语:随着中国数字化进程的快速推动,各行业、各企业、各业务领域都在大量实施和应用各类数字化平台,而采购数字化(SRM)相较于传统ERP、OA、CRM等领域的数字化平台发展起步较晚。对于相当一部分企业甚至平台实施服务提供商来说,常常面临找不到合适的经验参考的难题,往往都是摸着石头过河,导致市场中SRM实施失败的案例非常多,给企业带来不小的试错成本。针对采购数字化领域,应用正确且快速有效的方法论进行落地,成为一项不小的挑战。


在实施数字化平台时,项目方法论普遍采用瀑布模式进行(如图1),此模式简单直观而且大大便利了项目管理的运作。而此模式最大的弊端就是对需求和设计的验证要等到测试甚至上线使用后才能完成,一旦发现重大设计错漏,对项目的影响将会非常大(如图2)。有些项目也会进行一定的过程优化,比如结合原型法、演示产品等环节提前验证设计的合理性。

图1   瀑布模型各个阶段


图2   问题和风险在各个阶段暴露对项目的影响


然而无论是原型法还是产品演示,往往只能停留在对系统界面层次的理解一致,未来系统对于场景覆盖的全面性、跨系统间的正反向对接逻辑的合理性、单据与单据之间的连贯性、不同角色对系统使用要求的差异性都很难在这个阶段进行验证。


在项目前期难以进行验证的情况下,能具备一些已经被验证且合适的工具和方法进行复用就显得尤为重要了。在各类数字化建设项目中不断优化后的业务梳理技巧,应用在设计环节,就是合适的工具和方法。


九慧信息用多年的经验总结了很多套应用在SRM项目实施中的工具和方法论。其中,两大业务矩阵和六大业务管理模型就是用于业务梳理和设计的工具。


1、两大矩阵

两大矩阵分别是“供应商管理矩阵”和“采购业务管理矩阵”,其主要的结构设计思路是基于采购在管理供应商和执行采购业务(如图3)时的主要环节横向展开(列)和基于采购物资的分类(如图3)纵向展开(行)。


图3   供应商管理和采购业务执行两大闭环


图4   物资分类表


a)供应商管理矩阵

在应用矩阵时,我们首先应该将企业内部的管理制度流程文件进行梳理,如常见的供应商管理流程(如图5)。


图5   常见的供应商管理流程


将制度流程中所有环节对应到矩阵表的每一列,完成业务过程环节到系统功能模块的转换。如业务环节“供应商开发与调查”对应“供应商注册”、“供应商初审并编制初审报告”对应“资料修改”和“资质管理”等,应尽可能梳理每一个过程的对应关系。


其次需要对供应商进行分类(常见按供货物资分类),按照每一类供应商未来在系统中从注册到淘汰的管理要求进行填空,编写供应商管理矩阵表(如图6)。


通过结构化的梳理,供应商管理的系统落地路径将会非常清晰,后续的设计细节和审批流程按此表逐一展开便不会再有过大疏漏和偏差。


图6   供应商管理矩阵表


b)采购业务管理矩阵

采购业务管理矩阵有别于供应商管理矩阵,后者侧重于合规和风险的设计思路,因行业和采购物资的不同,过程差异非常大,而前者更可能会受企业自身的供应链业务管理模式的影响有所变化,但主要的采购过程:请购-寻源定价-合同/订单执行-收货质检-结算付款通常都会执行。


所以大部分情况下,我们不用再梳理采购业务的主流程制度文档,可以直接套用采购业务管理矩阵表(如图7)。同样,我们按照采购业务进行分类(常见按供货物资分类),编制需求管理、寻源管理、合同/价格库、计划协同、订单协同管理、对账付款管理全过程的作业概要和系统支撑情况。


图7   采购业务管理矩阵表


2、六大业务管理模型

六大业务管理模型并非独立于两大矩阵,它不仅是两大矩阵中关键过程的延伸,而且是细化的结构模型,九慧结合以往项目经验和管理理念把相关业务中控制点进行了更科学的整理。


a) 绩效评估模型

为了获得稳定的物资供应,确保企业生产、经营活动的顺利进行,企业在与供应商合作过程中,会定期或不定期地对供应商进行考核,并按照考核结果划分等级,实施分级管理,同时还会针对供应商的具体情况采取措施,促进供应商绩效,以便更好地获得供应支持。


对绩效考核的关键管控点和企业常用绩效考核表(如图8)进行提炼之后,总结出的主要设计要点是:对哪些供应商考核、考核周期是多久、对应的考核指标如何计算、考核之后的等级如何划分和后续结果处理等。

图8   常用绩效考核表


针对这些关键点,采用绩效评估模型(如图9)来完成供应商绩效设计,会非常便捷。


图9   绩效评估模型


b)寻源管理模型

企业在采购时同样希望获得“物美价廉”的货物供应、服务提供。因而,在选出符合标准的供应商之后,双方还要就采购价格、产品质量、运输方式与费用等细节进行谈判,达成共识后签订采购合同,实现采购供应合作。


在此环节,企业要规范价格管理、采购谈判、合同拟定与履行监控等各项工作,以确保企业所购物资质量优良、价格低廉。而企业也会针对不同的物资或不同的金额采用不同的谈判定价(寻源)策略,每种策略对过程的控制要求就需要差异化处理(如:生产物资日常询价仅需要报价比价即可,大金额招标则需要报名、保证金缴纳、投标、多轮澄清、专家评分、综合比较后定标审批等,过程非常繁琐)。寻源管理模型(如图10)用于梳理各类寻源策略,明确相关策略的过程要求。


图10   寻源管理模型


c)价格管理模型

采购部通常会根据企业所需采购的物资类别,收集价格信息,汇总并形成价格数据库,同时定期进行物资价格调研,并根据市场变动情况随时更新信息,以防范采购风险,同时为企业制订采购底价提供依据。使用价格管理模型(如图11)来区分每类物资的价格获取和存储要求,企业就能更专业地对价格体系进行完善。


图11   价格管理模型


d)计划协同模型

采购计划是企业对计划期内物料采购管理活动所做的预见性安排与部署, 采购工作关系着企业生产经营活动能否顺利进行,因此要提前安排部署,制订好采购行动方案、做好预算,为企业的整个采购活动规划一个蓝图,以实现采购目标和发展目标。


而在整个计划体系中,预测、订单、要货计划、供应商送货计划、供应商内部库存和产能都是其中一环,并且环环相扣。要想计划能够做得准确,每一个环节都需要有一个准确的识别和判断。计划执行是否到位将直接影响企业生产经营成本的高低。而使用计划协同模型(如图12),就可以很好地帮助企业识别计划中系统层面的监控点和协作要求。


图12   计划协同模型


e) 订单管理模型

采购订单管理是影响采购交期的重要因素。从采购订单计划的制订、下达、订单执行,直到订单完成的整个过程,采购部都有专门人员负责,以使企业能从采购环境中购买到自身所需的商品,为生产部门和需求部门输送合格的各类物资。


采购订单是依据企业的销售计划、生产计划、用料计划、生产效率等要素,结合企业自身的实际采购要求和相关因素制作而成。不同的采购订单类型对单据有各种控制要求,如退换货订单类型的退货标记、委外订单的组件维护要求等。使用订单管理模型(如图13)对这些控制要求进行整理,能更好地为系统落地细节输出逻辑要求。


图13   订单管理模型


f) 对账结算管理模型

为减少结算失误给企业带来损失,提高企业整体资金的使用效果,在设计系统时需要关注如何加强采购结算的过程管理,规范结算操作步骤,做好采购结算的内部控制,降低错误率,提高整体协作效率。


使用对账结算管理模型(如图14),逐一列出采购支出结算的各种场景,包括但不限于:库存物资对账、委外物资对账、寄售物资对账、费用类对账等,把每一种类型的结算方式和数据来源进行总体整理,从而更合理地对接资金安排计划和策略。


图14   对账结算管理模型

   

当两大矩阵和六大模型绘制完成后,从设计角度来说,就已经从结构上完成了从业务到数字化平台应用层面的转换。九慧SRM强大的配置能力,可以快速搭建成型的模块功能。


1、供应商管理配置

供应商信息管理实现部分,可根据供应商类型,灵活定义供应商信息调查表(包含需要的资质、可供品类、供应商技产能力、经营情况、代理信息等信息)。供应商核心配置主要在供应商资料管理配置(如图15)和供应商生命周期管理配置(如图16)。九慧-慧云采数字化采购平台(SRM)提供配置地图(业务配置中心)和相关帮助文档,可以快速、便捷地帮配置人员定位到需要处理的页面并进行指导。


图15   供应商资料管理配置


图16   供应商生命周期管理配置


2、供应商绩效方案配置

九慧-慧云采数字化采购平台(SRM)为不同类型的供应商内置了不同的考核方案和模型,例如QCDS、5R等考核模型。


如果需要调整考核指标(指标说明、评分方式、分值上下限约束、取值方式、评分角色等)和归类指标的考核方案,在配置地图中找到供应商绩效考核配置(如图17、18、19)即可实现。


图17   供应商绩效考核配置


图18   维护考核指标信息


图19   维护分值确定方式


3、采购需求配置

SRM系统并不是所有需求的来源,需求可能来源于多个地方,例如OA系统、ERP系统或其他系统。需求经过审批或确认后,会被释放到SRM的需求池。在需求池中会有很多需求,我们应该针对不同物资建立不同的采购策略,通过采购需求配置(如图20)对采购申请进行分类控制、权限控制以及审批流程配置。


图20   采购需求配置


4、寻源模式和价格管理配置

一个好的采购寻源策略是需要借助一些灵活的IT工具进行落地的。这个工具在如下两个地方很灵活:

1)询报价表的模型很灵活,不同的物资我们需要供应商填写的报价组成可能会有很大的不同。


2)寻源的过程也灵活,不同的寻源过程会帮助快速实现寻源目标。例如招投标的场景中企业往往要和一些陌生的供应商展开协作,那么像资质审查工具、保证金、密封报价、专家评比等工具对这些供应商的评估就很重要,通过对这些工具的使用,我们就可以满足招投标过程的公平公正、满足流程及法规的诉求;但是询比价可能仅仅想要供应商快速报价,从而快速找出一个最低价,所以这个工具应该像乐高,不拘泥于形式,它既可以非常灵活地搭建出简单的询报价过程,也可以搭建出满足国家招投标法的严格的规范过程。


寻源模式和价格管理配置(如图21、22、23)功能完全满足这个需求,而且对于企业来说,九慧-慧云采数字化采购平台(SRM)中已经内置了多种报价模型和寻源模式,上线后不仅可以开箱即用,也可以根据寻源管理模型中整理的要求进行灵活裁剪。


图21   寻源基础配置


图22   寻源项目过程配置


图23   价格管理配置


5、采购订单配置

大中型企业通常对ERP中采购订单功能的使用非常深,甚至会做大量的二次开发来满足符合企业特性的管理诉求。


1)不是所有订单都一定要在SRM中创建,部分订单仍然可以在ERP中创建,SRM仅作为桥梁将订单发送给供应商;

2)不是所有订单都需要写入ERP,部分非生产采购的管理模式非常粗放,之前可能都是线下报销或是OA下单的,这部分后续应允许在SRM下单但不写入生成ERP订单;

3)不同订单类型在新建、审批和编辑时,给采购和供应商看到的内容区域、字段的必填、隐藏等应允许灵活设置;

4)不是所有订单类型的价格都是自动带出的,部分订单应允许手工调整价格;

5)不是所有订单类型下单时,物料号都会有,有很多费用化采购并没有物料号;

6)还要考虑可灵活设置行项目是否允许退/换/免费、是否必须有申请才能下单等情况。


当然,企业对采购订单的应用要求可能并不局限于上述6条,采购订单配置(如图24)会大大减少二次开发,通过配置参数的调整即可实现个性化控制要求。


图24   采购订单配置


6、对账管理配置

在对账管理配置(如图25)中有以下核心点:

1)开票策略设置:设置对账时间窗口、数据范围、有效期等;

2)对账类型设置:按标准对账/寄售对账/费用对账类型,区分取数逻辑、容差、对账单显示/打印模板等;

3)对账流程设置:设置对账审批流和自动审批规则等;

4)对账结算价更新方式设置:设置对账单中价格获取逻辑(A-不自动更新/ B-只更新标示暂估价且为行情价的采购订单/C-所有行按收货过账日期取最新价格)。


图25   对账管理配置


类似上述灵活配置的功能,在九慧-慧云采数字化采购平台(SRM)中非常多,可以应用在各个业务场景,方便我们快速对方案进行验证,并将各类业务场景落地,更重要的是九慧低代码平台也能非常敏捷地应对层出不穷的变化,为企业数字化(不局限于采购领域)提供无限可能。


结语:响亮的品牌固然是一个选择,但是选择正确的方法、正确的实施团队、正确的产品才是采购数字化成功落地的关键。专业的SRM平台产品,经验丰富的实施团队,经过大量验证的最佳实践方法论,众多行业头部客户的选择,九慧信息,您不容错过。




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